Aktenaussonderung und Abgabe an das Archiv

Das Verfahren

Ein Großteil des bei Ihnen nicht mehr benötigten Schriftgutes kann vermutlich der Vernichtung zugeführt werden. Doch Vorsicht! Bevor Sie auf eigene Initiative auf- und ausräumen, ist Rücksprache mit dem Universitätsarchiv erforderlich. Denn häufig befinden sich in den Akten Unterlagen, die entweder der Rechtssicherheit dienen oder historisch relevant sind und die deshalb aufbewahrt werden müssen. Die Geschichte Ihrer Einrichtung ist auch die Geschichte der Universität!

►  Am besten ist zunächst eine telefonische Kontaktaufnahme, in dem das Verfahren auf Ihren Fall bezogen genau durchgesprochen wird. Oft kann hier auch schon geklärt werden, welche von den bei Ihnen auszusondernden Akten vernichtet werden können und welche an das Archiv abgegeben und aufbewahrt werden sollen. (Natürlich können Sie auch einfach dem Universitätsarchiv eine Liste der bei Ihnen auszusondernden Akten zukommen lassen, die Sie damit dem Universitätsarchiv anbieten.)

►  Gern kommt ein Mitarbeiter des Archivs zu Ihnen, um eine genaue Sichtung vorzunehmen und auch Zweifelsfälle zu klären. Die Entscheidung, welche Akten ins Archiv übernommen werden, möchten wir mit Ihnen zusammen treffen, denn Sie kennen die Unterlagen besser als wir.

►  Wir organisieren den Transport.
Schön wäre eine Übergabeliste, auf der wir Ihnen den Empfang der Akten bestätigen würden. Anderenfalls fertigen wir eine Übernahmeliste, die wir Ihnen überlassen und die als erste Orientierung über die eingelagerten Akten dient. Solche Listen enthalten
  - die laufende Nummer der Akte,
  - einen Kurztitel (z. B. die Rückenbeschriftung),
  - die Laufzeit (Jahre des ältesten und des jüngsten Schriftstücks) und
  - ggf. Ihr Aktenzeichen

►  Zu guter Letzt bearbeiten wir die Akten eingehender durch die Vergabe möglichst umfassender und aussagekräftiger Titel mit Hinweisen auf interessante Details sowie schließlich die Umbettung in alterungsbeständige Archivmappen (unter Beibehaltung der ursprünglichen inneren Ordnung). Im Zuge dieser Arbeiten entsteht das entsprechend ausführliche Bestandsverzeichnis („Findbuch“), von dem Sie selbstverständlich ein Exemplar erhalten.

Die Unterlagen stehen dann Interessierten - nach Ablauf der jeweiligen Sperr- und Schutzfrist - zu Forschungszwecken zur Verfügung. Sie als abgebende Stelle haben uneingeschränkt Zugriff auf die Akten.